Stefna fjármálasviðs

Til baka í Stefnur sviða

Um stefnuna

Stefna fjármálasviðs byggir á Stefnu Kópavogsbæjar sem felur í sér hlutverk, gildi, framtíðarsýn og yfirmarkmið úr Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun. Í Stefnunni segir meðal annars „Kópavogsbær er rekinn af ráðdeild þar sem áhersla er lögð á sjálfbærni og skilvirkni. Kópavogur er í fararbroddi í nýsköpun og tileinkar sér tækninýjungar í starfsemi sinni.“

Starfsfólk fjármálasviðs vinnur eftir gildum Kópavogsbæjar sem eru;

UMHYGGJA - FRAMSÆKNI - VIRÐING – HEIÐARLEIKI

Sviðsstjóri fjármálasviðs Kópavogsbæjar hefur frumkvæði að mótun stefnu fjármálasviðs og að fram fari reglulegt endurmat. Sviðsstjóri ber ábyrgð á framkvæmd stefnunnar í samstarfi við stjórnendur og annað starfsfólk sviðsins. Á grundvelli stefnunnar er unnin aðgerðaráætlun til eins árs í senn, en henni er ætlað að koma þeim markmiðum sem sett eru fram í stefnunni til framkvæmdar. Stefnan er endurskoðuð reglulega í samræmi við verklagsreglur um mótun og endurmat stefna. Stefnan hefur til hliðsjónar aðrar stefnur, samþykktir og áætlanir Kópavogsbæjar. Auk stefnu sviðsins þá tilheyrir innkaupastefna fjármálasviði.

Hlutverk fjármálasviðs Kópavogsbæjar er að vinna fyrir bæjarbúa með öðru starfsfólki bæjarins að því að veita skilvirka, viðeigandi og tímanlega þjónustu og byggir á þekkingu og færni starfsfólks. Fjármálasvið sér til þess að ávallt séu fyrirliggjandi réttar fjárhagslegar og stjórnunarlegar upplýsingar til undirbúnings ákvarðanatöku hjá Kópavogsbæ og leiðir miðlæga þjónustu við innkaup bæjarins, launavinnslu, bókhald, innheimtu, greiðslu reikninga, uppgjör, gerð fjárhagsáætlunar og samantekt fjárhagslegra upplýsinga.

Stefna fjármálasviðs var unnin af öllu starfsfólki fjármálasviðs. Stefnan var lögð fyrir bæjarráð og samþykkt á fundi bæjarstjórnar Kópavogs þann 9.1.2024 (2002676).

Stefna fjármálasviðs felur í sér fimm stefnuáherslur sem starfsemi sviðsins og deildir þess byggja á. Undir hverri stefnuáherslu eru meginmarkmið.

F.1 Skapa fyrirsjáanleika í rekstri og fjármögnun bæjarins með vönduðum áætlunum og áætlanaeftirliti og miðla þekkingu og yfirsýn til stjórnenda 

F.1.1 Auka sjálfvirkni í áætlanaeftirliti

Greina tækifæri til aukinnar sjálfvirkni og sjálfsþjónustu að því er varðar áætlanaeftirlit og viðeigandi upplýsingar.

F.1.2 Efla skilvirkt eftirlit og eftirfylgni með útgjöldum og fjárfestingum

Auka hlut sjálfstæðrar úttektarvinnu og samvinnu og virkt samtal við stjórnendur um betri yfirsýn og reglufestu.

F.1.3 Auka fyrirsjáanleika í fjármögnun

Nýta NAV bókhaldskerfið betur, setja upp greiðsluáætlunarhluta í NAV og ná þannig aukinni sjálfvirkni við að meta fjármagnsþörf bæjarins og bæta þannig fyrirsjáanleika í fjármögnun bæjarins..   

F.2 Tryggja skilvirka og árangurríka innheimtu sem er hagkvæm bæði fyrir bæjarsjóð og greiðendur

F.2.1 Efla þjónustu á stafrænu formi

Skoðuð verði tækifæri til aukinnar sjálfvirknivæðingar í innheimtu svo sem hvað varðar samskipti við greiðendur og þegar um handvirka skráningu er að ræða. Auka samþættingu og samfellu í kerfum.

F.2.2 Stuðla að framþróun í greiðslufyrirkomulagi vegna sorphirðu.

Þróa nýtt greiðslufyrirkomulag vegna sorphirðu í samstarfi við önnur sveitarfélög til samræmingar á höfuðborgarsvæðinu og innleiða það.

F.2.3. Tryggja gegnsæi innheimtuferla.

Endurskoða innheimtureglur í samstarfi við lögfræðideild og innleiða.

F.2.4 Stuðla að markvissu umbótastarfi.

 Starfsfólk deildarinnar yfirfari og uppfæri gæðaferla, verklagsreglur og vinnulýsingar
innheimtudeildar.

F.3 Tryggja réttan og tímanlegan grunn upplýsinga um rekstur og fjárhagsstöðu

F.3.1. Vinna að áframhaldandi rafrænni þróun

Koma á rafrænu fyrirkomulagi við móttöku reikninga vegna korta, útlagðs kostnaðar, erlendra
lánardrottna og húsfélaga á vegum húsnæðisnefndar.

F.3.2 Efla sjálfvirknivæðingu í bókhaldi

Gera úttekt á tækifærum til sjálfvirkra árangursmælinga og kanna möguleika á róbótavæðingu til að stuðla að frekari skilvirkni.

F.3.3 Tryggja fræðslu starfsfólks um gagnameðferð og gagnaskil

Leggja áherslu á fræðslu og þjálfun starfsfólks á öllum sviðum meðal annars með leiðbeiningum um gagnameðferð og gagnaskil til að stuðla að réttri og tímanlegri skráningu á upplýsingum í
bókhaldskerfi.

F.4 Tryggja starfsmönnum réttan útreikning launa byggðan á fyrirliggjandi samningum og upplýsingum, og treysta þannig orðspor sanngirni, jafnréttis og áreiðanleika þegar kemur að launa- og kjaramálum starfsmanna Kópavogs

F.4.1 Tryggja rétta og tímanlega launavinnslu

Tryggja að launavinnsla sé í samræmi við lög, reglur og kjarasamninga. Þjónustan er háð því að allir stjórnendur Kópavogsbæjar fylgi verklagsreglum og skili nauðsynlegum upplýsingum á réttum tíma til starfsfólks sviðsins.

F.4.2 Þróa nýjar rafrænar leiðir við ráðningar, starfslok og launavinnslu

Auka þarf rafræna vinnslu launa. Tæknin býður upp á rafrænar lausnir við skráningu nýs starfsfólks, breytingar á störfum, starfslok auk ýmissa launagagna, s.s. vottorða. Þetta myndi minnka villuhættu, auka skilvirkni og gefa færi á að mæla fleiri þætti sjálfvirkt.

F.4.3 Markviss þjálfun starfsfólks og stjórnenda og samræming vinnubragða

Í síbreytilegu og flóknu starfsumhverfi, t.d. hvað varðar mikinn fjölda ólíkra kjarasamninga skiptir miklu máli að stjórnendur hafi aðgang að leiðbeiningum og fræðslu til stuðnings í sínum störfum. Tryggja þarf réttar leiðbeiningar og að verkferlar skili sér inn í gæðakerfi bæjarins með það að markmiði að verklag starfsmanna sé samræmt eins og kostur er.

F.5 Hagkvæm og vönduð innkaup samkvæmt lögum þar sem kaupmáttur Kópavogsbæjar nýtist til fulls, til hagsbóta fyrir starfsfólk og íbúa

F.5.1 Efla þekkingu starfsfólks á opinberum innkaupum

Markmiðið er að allt starfsfólk sem kemur að innkaupum viti hvernig skal haga innkaupum í opinberu umhverfi og skilji til hvers er ætlast af þeim.

F.5.2 Vönduð stefnumiðuð innkaup

Kynna innkaupareglur þannig að þær styðji við innkaupaaðila og markmið bæjaryfirvalda um innkaup og tryggja að innkaupum sé beint tímanlega til innkaupadeildar til að auka gæði og tryggja að framsetning útboðsgagna sé samkvæmt lögum.

F.5.3 Auka hlut samningsbundinna innkaupa og nýta rafrænar leiðir

Markmiðið er að auka hlutfall samningskaupa, stuðla að gagnsæi, jafnræði og hagkvæmni með virkri samkeppni og eflingu á nýsköpun og þróun. Jafnframt að auðvelda innkaupafólki verðsamanburð milli samningsaðila með notkun vefverslunar, auka gagnsæi innkaupa og um leið tryggja að samningar séu virtir.

F.5.4 Stuðla að vistvænum innkaupum

Markmiðið er að meta stefnumiðuð innkaup, þar sem umhverfisáhrif vegna innkaupa, notkunar og rekstrar eru mikil, út frá kostnaðarhagkvæmni með útreikningi á vistferilskostnaði eða stigagjöf.

Samþykkt á fundi bæjarstjórnar þann 12.10.2021.